Como elaborar um Planejamento Orçamentário e Financeiro

Muitos empreendedores sentem dificuldade ao elaborar um Planejamento Orçamentário e Financeiro. As dúvidas são muitas e, algumas vezes, o maior desafio não é colocá-lo no papel, mas sim repassá-lo à equipe e colocá-lo em prática. No entanto, isso é extremamente importante.

“…uma estatística elaborada por empresas dos Estados Unidos, concluiu que 98% das empresas que fazem seus planejamentos e os colocam no papel para serem acompanhados, atingem seus objetivos. Somente 50% das empresas que fazem seus planejamentos, mas não os colocam no papel e não os acompanham, atingem seus objetivos. Porém, somente 5% das empresas que não fazem seus planejamentos atingem seus objetivos…”

A melhor época para se elaborar um planejamento orçamentário e financeiro é o último trimestre do ano em curso, ou seja, entre Setembro e Dezembro.

Mas, porque exatamente?

Nesse momento, se houve a preocupação do planejamento no ano anterior, já serão conhecidos os números reais que aconteceram nos oito primeiros meses do ano e seus respectivos três trimestres.

Se essa preocupação não fez parte de suas atividades, não se preocupe, pelo menos vão existir em seus apontamentos gerenciais, sejam eles manuais ou sistêmicos, informações importantes que poderão nortear suas decisões para as projeções.

Nesse caso, um profissional financeiro capacitado poderá auxiliá-lo na preparação do seu primeiro planejamento orçamentário e financeiro empresarial.

O passado da organização, seus números e resultados são cruciais para a elaboração de um planejamento orçamentário e financeiro o mais próximo da realidade possível, por isso, essas informações gerenciais são muito importantes.

Engana-se, inclusive, o empresário que pensa que a contabilidade, aquela que nos manda os impostos mensalmente, que faz o imposto de renda da empresa, se preocupa com as obrigações acessórias e está sempre nos pedindo informações, não é importante.

Nesse momento ela é muito importante, por isso, mantê-la sempre muito bem atualizada e informada é a melhor atitude a se tomar.

Ou seja, quanto mais informações do passado existirem, mais perfeito será o seu planejamento orçamentário e financeiro.

Além disso, haverá tempo suficiente para se elaborar um sólido planejamento, fazer reuniões com todos os envolvidos, analisar os resultados, alinhar expectativas, obter o comprometimento de todos os envolvidos, reorganizar as informações e, a partir dai, formalizar os apontamentos do planejamento em um caderno especial contendo todas as informações auferidas e os resultados esperados, antes ainda do final do ano em curso.

Dessa forma, caso hajam premissas mais acuradas no decorrer do último trimestre do ano que agreguem valor ao resultado futuro, haverá tempo suficiente para reorganizar as informações e inserí-las no planejamento.

Ótimo, consegui convencê-lo, mas como operacionalizar?

Como operacionalizar um Planejamento Orçamentário e Financeiro

O primeiro passo é reunir todos aqueles que fazem parte do processo decisório da organização, por exemplo:

1. Vendas e Marketing;
2. Industrial e Logística, caso a sua empresa seja uma indústria, se for uma revenda ou uma distribuição, apenas a Logística;
3. Administrativo e Recursos Humanos;
4. Finanças.

Nessa reunião se discutirão os planos para o ano seguinte, seguindo algumas premissas considerando 3 (três) tipos de empresas, uma Indústria, um Comércio e uma Prestadora de Serviços.

Muito importante frisar que uma boa ferramenta sistêmica para auxiliar a montagem dessas informações é essencial. Se a empresa tiver um sistema informatizado, de preferência um ERP (Enterprise Resources Planning), onde é possível carregar todas as informações e obter os resultados desejados, é melhor, mas caso não tenha, o Excel é uma boa ferramenta para isso mesmo que os usuários não conheçam profundamente o processo técnico.

Neste artigo, você verá o primeiro exemplo considerando uma Indústria, nas áreas de Vendas e Marketing e Industrial e Logística. Os demais setores da organização serão abordados em um artigo posterior em nosso blog.

Vendas e Marketing

Com base nas informações das vendas efetuadas nos anos anteriores da organização, separar produto a produto em curvas “ABC”, sendo:

• O produto que mais vende;

• O produto que tem a melhor margem de contribuição;

• O produto que menos vende, mas que tem a melhor margem de contribuição;

• O produto que puxa a venda de outros produtos, cuja margem de contribuição não é a melhor;

• O produto cuja margem de contribuição é quase nula, mas que tem importância crucial no desenvolvimento das vendas;

Com essas informações dos anos anteriores, será possível se estabelecerem as primeiras premissas sobre as vendas de cada um dos produtos.

Uma vez estudada a posição, levando-se em consideração não somente a quantidade, mas também o preço e a margem de contribuição de cada produto, é possível termos o primeiro rascunho das vendas do ano seguinte e todas as premissas que as norteiam.

Nesse momento ainda não saberemos se as projeções elaboradas serão efetivamente aquelas do planejamento orçamentário e financeiro, mas já teremos os primeiros passos.

O planejamento de marketing deverá ser feito durante o processo de planejamento de vendas, ou seja, todos os subsídios que serão necessários para se colocarem os produtos no mercado deverão ser explanados e, durante esse planejamento, serem avaliados de forma a se apurarem os custos e os benefícios das ferramentas e campanhas assumidas.

Certo! Acabou?

Ainda não, as duas áreas terão que dizer ao financeiro, responsável pela concretização de todas as variáveis do planejamento, quais os investimentos que deverão ser feitos, tanto em Vendas quanto em Marketing, que darão suporte ao atingimento das metas elaboradas.

No caso da indústria, esses investimentos podem estar ligados ao desenvolvimento de novos produtos, o que significa compra de novas máquinas, contratação de pessoal para uma nova linha de produção, novas matérias-primas e todo o aparato administrativo adequado à essa nova quantidade de pessoas.

Ou seja, a área de Vendas, antes até de todo esse trabalho de planejamento orçamentário e financeiro, deverá se reunir com Industrial, Logística, Administrativo e Recursos Humanos e Financeiro, para compartilhar tais informações no sentido de cada área se preparar para o atingimento dos objetivos de Vendas.

Industrial e Logística

Nesse momento, após serem definidos os objetivos da área de vendas, é necessário se avaliar alguns pontos básicos, como por exemplo:

• Os produtos que fazem parte do planejamento de vendas, são produtos de prateleira, ou seja, que já fazem parte da produção? Se sim, é só visualizar a árvore do produto (também chamada de ficha técnica, receita e outros) para se programar a compra das matérias-primas, componentes e consumíveis necessários àquela produção;

• Se não, os novos produtos devem ser avaliados com relação às matérias-primas já existentes, se serão utilizadas ou não, necessidade de moldes específicos, construção das árvores de produtos específicas para cada um deles;

E não é somente isso!!

A área Industrial é diretamente responsável em produzir tudo aquilo que a área de vendas deseja vender da melhor forma possível, isso significa que após o planejamento de vendas deverá haver um planejamento de produção, que envolve não somente a produção de produtos de linha como produtos novos.

Além disso, a área Industrial, dependendo do tamanho da empresa, deverá avaliar quantos homens de mão de obra direta e indireta serão necessários para aquele planejamento.

Com relação à produção dos produtos em linha e aos novos, o planejamento de produção se resumirá em saber quantas peças de cada produto se venderá e que serão distribuídas nos meses em que a área de vendas planejou e, baseado nisso, quais são as matérias-primas, consumíveis e componentes que deverão estar em estoque em tempo de se produzir aquela quantidade naquele tempo específico.

O planejamento dos homens necessários está diretamente baseado na quantidade de horas/homem necessária para se fabricar cada produto. Se for uma linha de produção com dez homens, cada um deles dispõe de uma quantidade de tempo específica à sua atividade, que somada à quantidade de tempo de todos é igual à quantidade de horas/homem necessária para elaboração daquele produto, por exemplo:

• Vamos considear que a linha de produção “A” produz o produto “AA” com 10 homens em 6 minutos;

• Vamos considerar que uma linha de produção trabalha 6 horas diárias, sem considerar os descansos de almoço e outros necessários que devem fazer parte do planejamento;

• Com isso, nesse turno de trabalho, a linha de produção “A”, produzirá 60 produtos completos;

• Resumindo, se no mês de Janeiro teremos que fornecer 1.200 produtos dessa linha, os 10 homens darão conta do recado, do contrário, será necessário contratar mais homens, abrirmos novas linhas ou, ao contrário, diminuir a quantidade de homens na linha.

É claro que esse planejamento deve levar em consideração todos os produtos que deverão ser colocados no mercado, no ano planejado, considerando também a produção sazonal mensal caso haja.

Uma vez o planejamento de produção elaborado, a área de Recursos Humanos deverá se planejar para que a quantidade de homens necessários à produção de vendas esteja disponível no momento necessário à produção mensal. Ou seja, a área de Recursos Humanos deverá fazer um planejamento de contratação de mão de obra e investimentos em benefícios, adequando inclusive a quantidade de vestiários, roupas e todos os componentes de segurança do trabalho necessários para atendimento dos objetivos da área de produção.

No mesmo momento em que a área de Produção trabalha em seu planejamento, com base nas projeções de Vendas, a área de Logística deverá acompanhar passo a passo desse planejamento para que possa se planejar adequadamente para a entrega dos produtos dentro dos prazos estabelecidos por Vendas. Algumas premissas são importantes, por exemplo:

• A área de Logística conta com veículos próprios para as entregas? Se sim, há a necessidade de se avaliar se a frota à disposição será necessária ao atendimento do planejamento de Vendas. Caso não seja, caberá à essa área planejar “como” poderá atender às entregas no menor custo e dentro do prazo, na compra de mais veículos ou na contratação de terceiros;

• Se a área de Logística não tem veículos próprios e conta com a estrutura de terceiros na entrega, há que se fazer um planejamento junto com tais prestadores de serviços de forma a comprometê-los no processo, fazendo com que tenham disponibilidade imediata dependendo das necessidades;

• Se a área de Logística atende às demandas de uma forma híbrida, os dois planejamentos serão absolutamente necessários.

Certo! Acabou?

Não, nem pensar!

Cada uma das áreas, Produção e Logística, deverá se preocupar com seus objetivos e com a forma através da qual atingirá a excelência no processo, portanto, caso sejam necessários investimentos, independente de pessoal, esses investimentos deverão ser avaliados e requisitados.

Ou seja, as duas áreas terão que dizer ao financeiro, responsável pela concatenização de todas as variáveis do planejamento, quais serão esses investimentos, tanto na área de Produção como Logística, que darão suporte ao atingimento das metas elaboradas.